Utiliser Copilot dans Word : activer et premiers pas

Vous ouvrez Word et vous aimeriez être aidé pour écrire ou relire un texte. Copilot peut le faire directement dans le document, à condition d’y avoir accès. Ce guide vous montre comment le vérifier, l’ouvrir et essayer vos premières demandes.

Distinguez Copilot gratuit et Copilot dans Word

Ce sont deux choses différentes. Le nom est le même, mais l’accès n’est pas le même.

• Copilot sur le web ou en application est gratuit. Pour l’installer, voir Copilot sur le web ou Copilot en application.
• Copilot dans Word est une fonction de Word. Elle demande un abonnement Microsoft 365 éligible ou une licence Microsoft Copilot. Elle n’est donc pas gratuite.

Si vous utilisez Copilot gratuit sur le web, cela ne vous donne pas accès à Copilot dans Word.

Vérifiez que votre abonnement inclut Copilot

Microsoft indique que Copilot est disponible dans les abonnements Microsoft 365 Personnel, Famille, Premium et Pro. Il fonctionne dans Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook.

Voici ce qu’il faut savoir :

• Abonnement personnel ou familial : ces offres incluent des crédits d’IA. Pour leur fonctionnement, consultez l’article de Microsoft intitulé « Comprendre les crédits d’IA ».
• Abonnement Famille ou Premium : les fonctions d’IA sont réservées au titulaire de l’abonnement. Elles ne peuvent pas être partagées avec les autres membres.
• Compte professionnel ou scolaire : Copilot dépend d’une licence Microsoft Copilot fournie par votre organisation.
• Âge : les fonctions d’IA des applications Microsoft 365 sont désactivées sous un âge minimal. Cet âge peut varier selon la région. La liste se trouve sur le site d’aide de Microsoft.

Pour les offres et leurs tarifs, consultez le site officiel de Microsoft.

Si vous n’avez pas Copilot, vous pouvez quand même écrire avec une autre IA. Voir la section dédiée plus bas.

Trouvez le bouton Copilot dans Word

Le bouton d’action Copilot (nom anglais : Dynamic Action Button) se trouve dans un coin du document, en bas. Il est au même endroit dans Word, Excel et PowerPoint.

Il n’apparaît que si votre compte a accès à Copilot. Un clic ouvre Copilot dans le volet de conversation, à droite de l’écran. Vous pouvez aussi déplacer ce bouton sur le ruban ou l’ancrer sur le côté.

Selon la version de Word, l’accès peut se faire par l’icône Copilot de l’onglet Accueil du ruban. Suivez ce qui s’affiche chez vous.

Si vous ne voyez pas Copilot, il peut ne pas être inclus dans votre abonnement. Il peut aussi être désactivé par les paramètres de votre organisation. Dans un compte professionnel ou scolaire, demandez à votre service informatique. Dans un compte personnel, vérifiez votre offre sur le site de Microsoft.

Faites rédiger un premier jet

Commencez par une demande simple. Plus elle est précise, meilleur sera le résultat. Pour apprendre à mieux formuler, voir écrire un bon prompt.

Exemple de demande Rédige une lettre à [nom du destinataire] pour demander [objet de la demande]. Le ton doit être [poli et formel]. Laisse les informations personnelles entre crochets, par exemple [mon adresse].

Copilot peut aussi rédiger à partir d’un plan, de notes ou d’un fichier que vous lui indiquez. Relisez toujours le texte avant de l’ajouter à votre document.

Réécrivez un passage sélectionné

Sélectionnez un paragraphe, puis demandez à Copilot de le réécrire. Vous pouvez changer le ton ou rendre le texte plus concis. Le préréglage « Rewrite » (réécriture) sert à cela.

Exemple de demande Réécris le passage sélectionné sur un ton plus courtois, en gardant les mêmes informations et en restant en dessous de [nombre de phrases] phrases.

Dans un document partagé, Copilot affiche d’abord un aperçu des changements dans la conversation. Vous décidez ensuite de les ajouter ou non.

Le mode « Chat only » permet d’obtenir une réponse sans modifier votre document. C’est utile pour demander un avis avant de toucher au texte.

Résumez ou questionnez un document

Copilot peut résumer un document long ou répondre à une question sur son contenu. Avant de demander un résumé, remplacez les informations personnelles par des [crochets]. La CNIL recommande d’éviter de saisir des données personnelles dans une IA générative.

Exemple de demande Résume ce document en cinq points courts. Ne garde pas les noms et les numéros : remplace-les par [nom] ou [numéro].

Un bouton microphone vous permet aussi de poser vos questions à voix haute.

Pas de Copilot dans Word ? Faites un copier-coller avec une autre IA

Si votre abonnement n’inclut pas Copilot, vous pouvez utiliser une autre IA. Copiez votre texte, demandez la réécriture ou le résumé, puis recollez le résultat dans Word.

La méthode est détaillée dans rédiger une lettre dans Word avec une IA. Pour choisir l’outil adapté à votre besoin, voir quelle IA choisir quand on débute.

Pour Excel et Outlook, voir Copilot dans Excel et Outlook. Pour le masquer ou le désactiver, voir désactiver ou masquer Copilot sur Windows et Office.

Les bons réflexes

• Vérifiez chaque information, chaque date et chaque chiffre produits par Copilot. Une IA peut se tromper ou inventer.
• Relisez le texte avant de l’envoyer. Le ton et les formules doivent vous ressembler.
• Protégez vos données : ne saisissez pas d’informations confidentielles ou sensibles. Remplacez-les par des [crochets].
• Gardez la main : acceptez les changements seulement après avoir lu l’aperçu.