Copilot in Word nutzen: aktivieren und erste Schritte

Sie öffnen Word und möchten beim Schreiben oder Überarbeiten eines Textes Unterstützung. Copilot kann das direkt im Dokument tun, sofern Sie Zugriff darauf haben. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie das prüfen, Copilot öffnen und Ihre ersten Anfragen ausprobieren.

Unterscheiden Sie zwischen kostenlosem Copilot und Copilot in Word

Das sind zwei verschiedene Dinge. Der Name ist gleich, der Zugang aber nicht.

• Copilot im Web oder als App ist kostenlos. Zur Installation siehe Copilot im Web oder Copilot als App.
• Copilot in Word ist eine Funktion von Word. Sie setzt ein berechtigtes Microsoft-365-Abonnement oder eine Microsoft-Copilot-Lizenz voraus. Sie ist also nicht kostenlos.

Wenn Sie das kostenlose Copilot im Web nutzen, erhalten Sie damit keinen Zugriff auf Copilot in Word.

Prüfen Sie, ob Ihr Abonnement Copilot enthält

Microsoft gibt an, dass Copilot in den Microsoft-365-Abonnements Personal, Family, Premium und Pro verfügbar ist. Es funktioniert in Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook.

Das sollten Sie wissen:

• Persönliches oder Familienabonnement: Diese Angebote enthalten KI-Credits. Wie sie funktionieren, erfahren Sie im Microsoft-Artikel mit dem Titel „Grundlagen zu KI-Credits“.
• Abonnement Family oder Premium: Die KI-Funktionen sind dem Abonnementinhaber vorbehalten. Sie können nicht mit anderen Mitgliedern geteilt werden.
• Berufs- oder Schulkonto: Copilot hängt von einer Microsoft-Copilot-Lizenz ab, die Ihre Organisation bereitstellt.
• Alter: Die KI-Funktionen der Microsoft-365-Anwendungen sind unterhalb eines Mindestalters deaktiviert. Dieses Alter kann je nach Region variieren. Die Liste finden Sie auf der Hilfeseite von Microsoft.

Angebote und Preise finden Sie auf der offiziellen Website von Microsoft.

Wenn Sie kein Copilot haben, können Sie trotzdem mit einer anderen KI schreiben. Siehe den entsprechenden Abschnitt weiter unten.

Finden Sie die Copilot-Schaltfläche in Word

Die Copilot-Schaltfläche für Aktionen (englischer Name: Dynamic Action Button) befindet sich unten in einer Ecke des Dokuments. Sie ist in Word, Excel und PowerPoint an derselben Stelle.

Sie erscheint nur, wenn Ihr Konto Zugriff auf Copilot hat. Ein Klick öffnet Copilot im Unterhaltungsbereich rechts auf dem Bildschirm. Sie können die Schaltfläche auch auf das Menüband verschieben oder seitlich verankern.

Je nach Word-Version kann der Zugang über das Copilot-Symbol auf der Registerkarte Start des Menübands erfolgen. Folgen Sie dem, was bei Ihnen angezeigt wird.

Wenn Sie Copilot nicht sehen, ist es möglicherweise nicht in Ihrem Abonnement enthalten. Es kann auch durch die Einstellungen Ihrer Organisation deaktiviert sein. Bei einem Berufs- oder Schulkonto wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. Bei einem persönlichen Konto prüfen Sie Ihr Angebot auf der Website von Microsoft.

Lassen Sie einen ersten Entwurf erstellen

Beginnen Sie mit einer einfachen Anfrage. Je genauer sie formuliert ist, desto besser fällt das Ergebnis aus. Wie Sie besser formulieren, erfahren Sie unter einen guten Prompt schreiben.

Beispielanfrage Schreibe einen Brief an [Name des Empfängers], in dem ich [Gegenstand der Anfrage] erbitte. Der Ton soll [höflich und förmlich] sein. Lass persönliche Angaben in eckigen Klammern, zum Beispiel [meine Adresse].

Copilot kann auch aus einer Gliederung, aus Notizen oder aus einer Datei, die Sie angeben, einen Text verfassen. Lesen Sie den Text immer gegen, bevor Sie ihn in Ihr Dokument übernehmen.

Formulieren Sie einen markierten Abschnitt um

Markieren Sie einen Absatz und bitten Sie Copilot, ihn umzuschreiben. Sie können den Ton ändern oder den Text knapper machen. Die Voreinstellung „Rewrite“ (Umschreiben) dient genau dazu.

Beispielanfrage Schreibe den markierten Abschnitt in einem freundlicheren Ton um. Behalte dabei dieselben Informationen bei und bleibe unter [Anzahl der Sätze] Sätzen.

In einem geteilten Dokument zeigt Copilot die Änderungen zuerst als Vorschau in der Unterhaltung an. Anschließend entscheiden Sie, ob Sie sie übernehmen.

Der Modus „Chat only“ liefert eine Antwort, ohne Ihr Dokument zu verändern. Das ist nützlich, wenn Sie eine Meinung einholen möchten, bevor Sie am Text etwas ändern.

Fassen Sie ein Dokument zusammen oder stellen Sie Fragen dazu

Copilot kann ein langes Dokument zusammenfassen oder Fragen zu seinem Inhalt beantworten. Ersetzen Sie vor einer Zusammenfassung persönliche Angaben durch [eckige Klammern]. Die französische Datenschutzbehörde CNIL empfiehlt, in generative KI keine personenbezogenen Daten einzugeben.

Beispielanfrage Fasse dieses Dokument in fünf kurzen Punkten zusammen. Entferne Namen und Nummern und ersetze sie durch [Name] oder [Nummer].

Mit einem Mikrofon-Symbol können Sie Ihre Fragen auch laut stellen.

Kein Copilot in Word? Kopieren und einfügen mit einer anderen KI

Wenn Ihr Abonnement Copilot nicht enthält, können Sie eine andere KI nutzen. Kopieren Sie Ihren Text, bitten Sie um Umformulierung oder Zusammenfassung und fügen Sie das Ergebnis dann in Word ein.

Das Vorgehen ist ausführlich beschrieben unter einen Brief in Word mit einer KI schreiben. Um das passende Werkzeug für Ihren Bedarf zu wählen, siehe welche KI man als Einsteiger wählen sollte.

Zu Excel und Outlook lesen Sie Copilot in Excel und Outlook. Zum Ausblenden oder Deaktivieren lesen Sie Copilot unter Windows und Office deaktivieren oder ausblenden.

Die guten Gewohnheiten

• Prüfen Sie jede Information, jedes Datum und jede Zahl, die Copilot liefert. Eine KI kann sich irren oder etwas erfinden.
• Lesen Sie den Text gegen, bevor Sie ihn versenden. Ton und Formulierungen sollen zu Ihnen passen.
• Schützen Sie Ihre Daten: Geben Sie keine vertraulichen oder sensiblen Informationen ein. Ersetzen Sie sie durch [eckige Klammern].
• Behalten Sie die Kontrolle: Übernehmen Sie Änderungen erst, nachdem Sie die Vorschau gelesen haben.