Utiliser Copilot dans Excel et Outlook : mode d'emploi

Vous avez un tableau Excel difficile à lire, ou une boîte mail à traiter vite ? Copilot, l’assistant de Microsoft, peut vous aider directement dans ces deux logiciels. Voici ce qu’il vous faut, puis les premiers gestes à faire.

Vérifiez ce qu’il faut pour Copilot dans Excel

Copilot dans Excel demande un abonnement précis. Microsoft indique un abonnement Microsoft 365 Personnel ou Famille avec un plan de crédits d’IA, ou un abonnement Microsoft 365 Premium. Microsoft cite aussi les abonnements professionnels éligibles à Copilot Chat.

Deux autres conditions comptent :

• Le fichier doit être enregistré sur OneDrive (le espace de stockage en ligne de Microsoft), avec l’enregistrement automatique (« AutoSave ») activé. Sans cela, Copilot ne fonctionne pas.
• Le fichier doit être au format .xlsx (le format moderne d’Excel). Un autre format peut bloquer Copilot : enregistrez alors votre fichier en .xlsx.

Pour vérifier votre licence, allez dans les paramètres de votre compte Microsoft 365.

Avec Famille ou Premium, les fonctions d’IA sont réservées au titulaire de l’abonnement : elles ne se partagent pas avec d’autres personnes. Des limites d’âge peuvent aussi s’appliquer.

Attention : le Copilot gratuit du web ou de l’application ne donne pas accès à Copilot dans Excel. Pour comparer, lisez Copilot sur le web.

Ouvrez Copilot dans Excel

Ouvrez votre fichier, puis cliquez sur l’icône Copilot en bas à droite d’Excel.

Trois modes sont proposés :

• « Allow editing » : pour les tâches complexes en plusieurs étapes. Copilot peut modifier le classeur.
• « Plan » : Copilot vous propose d’abord un plan. Vous le validez avant toute action.
• « Chat only » : Copilot analyse vos données sans modifier le classeur.

Suivez les libellés affichés à l’écran : ils peuvent être traduits dans la version française.

Selon l’appareil, les modes changent. Sur Windows, Mac et le web, les trois modes sont disponibles. Sur iPad, seuls les modes de discussion et de planification existent. Sur iPhone et Android, seul le mode « Chat only » est disponible. Le mode d’édition est en cours de déploiement sur iPad et iPhone.

Posez une première demande sur un tableau

Commencez par le mode « Chat only » : il ne touche pas à votre fichier. Remplacez les [crochets] par vos noms de colonnes.

Exemple de demande Résume ce tableau en cinq phrases. Indique le total de la colonne [Montant] et repère les lignes qui semblent incohérentes.

Pour une formule, demandez une explication plutôt qu’un simple résultat :

Exemple de demande Explique-moi la formule de la cellule [D2] en langage simple, puis propose une formule qui additionne la colonne [Montant] pour chaque [Mois].

Ne collez jamais de données personnelles (noms, numéros, adresses) dans la demande. Pour aller plus loin, lisez formule Excel avec une IA.

Utilisez Copilot dans Outlook

Copilot dans Outlook fonctionne avec Outlook pour Microsoft 365, Outlook pour Mac, le nouvel Outlook pour Windows, ainsi que les applications Outlook pour Android et iOS. Pour un usage personnel, il faut être connecté avec un compte Microsoft, par exemple une adresse e-mail personnelle.

Pour rédiger un message : allez dans Accueil, puis Nouveau message, et cliquez sur l’icône Copilot dans la barre d’outils. Le bouton s’appelle « Draft » dans le nouvel Outlook et « Draft with Copilot » dans Outlook classique.

Pour résumer un fil : dans le nouvel Outlook, choisissez « Summary by Copilot » en haut du fil. Dans Outlook classique, choisissez « Summarize ».

Pour ajuster le brouillon : dans le nouvel Outlook, utilisez « Make it shorter », « Make it longer » ou « Change Tone ». Dans Outlook classique, utilisez « Adjust ».

Deux exemples de demandes :

Exemple de demande Rédige une réponse polie à ce message. Je confirme ma présence à la réunion du [date] et je demande l’ordre du jour.

Exemple de demande Rends ce brouillon plus court, en gardant un ton [poli et professionnel].

Pour d’autres cas, voyez répondre à un mail avec une IA.

Pas de Copilot ? Passez par le copier-coller

Si vous ne voyez pas Copilot, il n’est peut-être pas inclus dans votre abonnement, ou il est désactivé. Pour le réglage, consultez désactiver Copilot dans Windows et Office.

Vous pouvez aussi copier un extrait de tableau ou de mail, puis le coller dans une autre IA avec la même demande. N’oubliez pas d’anonymiser les informations sensibles avant de coller. Pour choisir un outil, lisez quelle IA choisir quand on débute.

Protégez vos données

Microsoft indique que Copilot n’utilise que le contenu du fichier que vous êtes en train de traiter, ou d’un autre fichier que vous lui demandez de consulter. Les requêtes, les réponses et le contenu de vos fichiers ne servent pas à entraîner les modèles de base de Microsoft. Ces applications relèvent du Contrat de services Microsoft, et la déclaration de confidentialité détaille l’usage des données personnelles.

Pour les repères généraux, la CNIL publie des questions-réponses sur l’utilisation d’une IA générative.

Les bons réflexes

• Vérifiez chaque formule et chaque chiffre avant de vous en servir. Microsoft recommande de relire, modifier et vérifier ce que Copilot produit.
• Relisez chaque brouillon de mail avant de l’envoyer : le contenu généré peut contenir des inexactitudes.
• Protégez vos données : évitez les noms, numéros et informations sensibles dans vos demandes.
• Commencez par le mode « Chat only » pour poser vos questions sans modifier votre fichier.
• Enregistrez votre fichier sur OneDrive au format .xlsx pour que Copilot fonctionne.