Write a letter in Word with AI, step by step

Sie müssen einen offiziellen Brief schreiben, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Eine KI kann Ihnen in wenigen Sekunden einen ersten Entwurf liefern. Diese Anleitung nimmt als Beispiel die Kündigung einer Autoversicherung, die Methode funktioniert aber auch für eine Reklamation bei einem Händler, einen Erstattungsantrag oder ein Schreiben an einen Vermieter.

Den Kontext klären, bevor Sie fragen

Notieren Sie vor dem Schreiben drei Dinge:

• An wen Sie schreiben (Versicherer, Händler, Vermieter …).
• Warum Sie schreiben (kündigen, reklamieren, eine Erstattung verlangen).
• Den gewünschten Ton: höflich, förmlich oder bestimmt.

Je klarer Ihre Anfrage ist, desto besser fällt der Entwurf aus. Beschreiben Sie den Kontext in Ihrer Anfrage, in ein oder zwei Sätzen.

Beispielanfrage Schreibe ein Kündigungsschreiben für meinen Autoversicherungsvertrag, adressiert an meinen Versicherer. Förmlicher und höflicher Ton. Ich möchte den laufenden Vertrag kündigen, meine Vertragsnummer lautet [Vertragsnummer].

Ihr Vertrag ist das einzige Dokument, das maßgeblich ist. Die KI kennt ihn nicht: Sie kann nicht wissen, welche Fristen oder Versandmodalitäten er vorsieht.

Einen Entwurf mit Platzhaltern anfordern

Geben Sie der KI niemals Ihre echten persönlichen Daten: Name, Anschrift, Vertragsnummer, Geburtsdatum. Die CNIL rät, personenbezogene Daten in generativen KI-Systemen möglichst nicht einzugeben und niemals vertrauliche Informationen weiterzugeben. Bitten Sie die KI stattdessen, [eckige Klammern] an deren Stelle zu setzen. Die Angaben tragen Sie später selbst ein.

Beispielanfrage Schreibe den Brief mit [eckigen Klammern] für meinen Namen, meine Anschrift, meine Vertragsnummer, das gewünschte Enddatum und das heutige Datum. Frag mich nicht nach diesen Angaben.

Mehr darüber, was Sie mit einer KI teilen dürfen und was nicht, erfahren Sie in den Fragen und Antworten der CNIL: https://www.cnil.fr/fr/les-questions-reponses-de-la-cnil-sur-lutilisation-dun-systeme-dia-generative

Den Text in Word kopieren und die Klammern ausfüllen

Kopieren Sie den von der KI erstellten Text und fügen Sie ihn in Ihr Word-Dokument ein. Füllen Sie danach jede [eckige Klammer] mit Ihren Angaben aus. Prüfen Sie außerdem das Layout: Seitenränder, Datum, Betreff und Unterschrift.

Die Versandbedingungen für Ihre Kündigung entnehmen Sie Ihrem Vertrag und der offiziellen Website der Verwaltung Ihres Landes. Maßgeblich sind diese Unterlagen, nicht die KI.

Bewahren Sie eine Kopie des endgültigen Briefs mit dem Versanddatum in Ihren Unterlagen auf.

Um Anpassungen bitten

Der erste Entwurf ist nicht immer perfekt. Sie können die KI bitten, ihn zu überarbeiten. Fügen Sie den Text in die Unterhaltung ein und formulieren Sie Ihre Bitte.

Beispielanfrage Kürze diesen Brief, damit er auf eine Seite passt, ohne die Angaben in den Klammern zu ändern. Behalte einen höflichen, aber bestimmteren Ton bei.

Beispielanfrage Korrigiere die Rechtschreib- und Grammatikfehler im folgenden Text, ohne den Sinn zu verändern: [hier Ihren Text einfügen].

Die KI kann die Rechtschreibung und Grammatik eines Textes korrigieren, den Sie ihr einfügen. Wiederholen Sie den Vorgang so oft wie nötig und kopieren Sie anschließend die endgültige Fassung in Word.

Vor dem Absenden vollständig durchlesen

Eine KI kann sich irren oder eine Antwort erfinden, die richtig klingt. Lesen Sie den Brief deshalb vollständig, Zeile für Zeile:

• Sind Namen, Adressen und Nummern korrekt?
• Stimmen die Daten?
• Entspricht der Ton Ihren Vorstellungen?
• Gibt es einen Satz, den Sie nicht verstehen oder der etwas Unzutreffendes behauptet?

Wenn Zweifel bleiben, prüfen Sie den Punkt in Ihrem Vertrag oder auf der offiziellen Website der Verwaltung Ihres Landes, bevor Sie absenden.

Die wichtigsten Grundregeln

• Prüfen Sie jede Angabe im Schreiben, besonders die Bedingungen und Fristen.
• Schützen Sie Ihre Daten: Ersetzen Sie sie durch [eckige Klammern] und teilen Sie nichts Vertrauliches mit.
• Lesen Sie den gesamten Text vor dem Absenden noch einmal, auch wenn er perfekt wirkt.
• Bewahren Sie eine Kopie der abgesendeten Fassung auf.