Copilot in Excel und Outlook: So funktioniert es

Haben Sie eine Excel-Tabelle, die schwer zu lesen ist, oder ein Postfach, das schnell abgearbeitet werden muss? Copilot, der Assistent von Microsoft, kann Ihnen direkt in diesen beiden Programmen helfen. Hier sehen Sie, was Sie dafür brauchen, und die ersten Schritte.

Prüfen Sie, was Sie für Copilot in Excel brauchen

Copilot in Excel setzt ein bestimmtes Abo voraus. Microsoft nennt ein Microsoft-365-Abo für Personal oder Family mit einem KI-Guthabenplan oder ein Microsoft-365-Premium-Abo. Außerdem nennt Microsoft berechtigte Geschäftsabos für Copilot Chat.

Zwei weitere Bedingungen sind wichtig:

• Die Datei muss auf OneDrive gespeichert sein (dem Online-Speicher von Microsoft), und die automatische Speicherung („AutoSave“) muss aktiviert sein. Ohne das funktioniert Copilot nicht.
• Die Datei muss im Format .xlsx sein (dem modernen Excel-Format). Ein anderes Format kann Copilot blockieren. Speichern Sie Ihre Datei dann als .xlsx.

Um Ihre Lizenz zu prüfen, öffnen Sie die Einstellungen Ihres Microsoft-365-Kontos.

Bei Family und Premium sind die KI-Funktionen dem Inhaber des Abos vorbehalten: Sie lassen sich nicht mit anderen Personen teilen. Es können auch Altersbeschränkungen gelten.

Achtung: Der kostenlose Copilot im Web oder in der App gibt keinen Zugang zu Copilot in Excel. Zum Vergleich lesen Sie Copilot im Web.

Öffnen Sie Copilot in Excel

Öffnen Sie Ihre Datei und klicken Sie unten rechts in Excel auf das Copilot-Symbol.

Es stehen drei Modi zur Auswahl:

• „Allow editing“: für komplexe Aufgaben in mehreren Schritten. Copilot kann die Arbeitsmappe ändern.
• „Plan“: Copilot schlägt zuerst einen Plan vor. Sie bestätigen ihn, bevor etwas geschieht.
• „Chat only“: Copilot analysiert Ihre Daten, ohne die Arbeitsmappe zu ändern.

Folgen Sie den Bezeichnungen auf dem Bildschirm: In der deutschen Version können sie abweichen.

Je nach Gerät unterscheiden sich die Modi. Unter Windows, auf dem Mac und im Web sind alle drei Modi verfügbar. Auf dem iPad gibt es nur die Modi für Unterhaltung und Planung. Auf iPhone und Android ist nur der Modus „Chat only“ verfügbar. Der Bearbeitungsmodus wird gerade auf iPad und iPhone ausgerollt.

Stellen Sie eine erste Anfrage zu einer Tabelle

Beginnen Sie mit dem Modus „Chat only“: Er verändert Ihre Datei nicht. Ersetzen Sie die [eckigen Klammern] durch Ihre Spaltennamen.

Beispielanfrage Fasse diese Tabelle in fünf Sätzen zusammen. Nenne die Summe der Spalte [Betrag] und markiere Zeilen, die unstimmig wirken.

Bei einer Formel bitten Sie besser um eine Erklärung als nur um ein Ergebnis:

Beispielanfrage Erkläre mir die Formel in Zelle [D2] in einfacher Sprache und schlage dann eine Formel vor, die die Spalte [Betrag] für jeden [Monat] addiert.

Geben Sie in Ihrer Anfrage niemals personenbezogene Daten ein (Namen, Nummern, Adressen). Um weiterzugehen, lesen Sie Excel-Formeln mit einer KI.

Nutzen Sie Copilot in Outlook

Copilot in Outlook funktioniert mit Outlook für Microsoft 365, Outlook für Mac, dem neuen Outlook für Windows sowie den Outlook-Apps für Android und iOS. Für die private Nutzung müssen Sie mit einem Microsoft-Konto angemeldet sein, zum Beispiel mit einer privaten E-Mail-Adresse.

So verfassen Sie eine Nachricht: Gehen Sie zu Start, dann zu Neue Nachricht, und klicken Sie in der Symbolleiste auf das Copilot-Symbol. Die Schaltfläche heißt „Draft“ im neuen Outlook und „Draft with Copilot“ im klassischen Outlook.

So fassen Sie einen Verlauf zusammen: Im neuen Outlook wählen Sie oben im Verlauf „Summary by Copilot“. Im klassischen Outlook wählen Sie „Summarize“.

So passen Sie den Entwurf an: Im neuen Outlook verwenden Sie „Make it shorter“, „Make it longer“ oder „Change Tone“. Im klassischen Outlook verwenden Sie „Adjust“.

Zwei Beispielanfragen:

Beispielanfrage Schreibe eine höfliche Antwort auf diese Nachricht. Ich bestätige meine Teilnahme an der Besprechung am [Datum] und bitte um die Tagesordnung.

Beispielanfrage Mach diesen Entwurf kürzer und behalte dabei einen [höflichen und professionellen] Ton bei.

Weitere Fälle finden Sie unter E-Mails mit einer KI beantworten.

Kein Copilot? Dann mit Kopieren und Einfügen arbeiten

Wenn Sie Copilot nicht sehen, ist es vielleicht nicht in Ihrem Abo enthalten oder deaktiviert. Die Einstellung finden Sie unter Copilot in Windows und Office deaktivieren.

Sie können auch einen Auszug aus einer Tabelle oder einer E-Mail kopieren und mit derselben Anfrage in eine andere KI einfügen. Vergessen Sie nicht, sensible Angaben vor dem Einfügen zu anonymisieren. Um ein Werkzeug auszuwählen, lesen Sie Welche KI soll man als Einsteiger nehmen?.

Schützen Sie Ihre Daten

Microsoft gibt an, dass Copilot nur den Inhalt der Datei nutzt, die Sie gerade bearbeiten, oder einer anderen Datei, die Sie ihm zum Lesen geben. Anfragen, Antworten und der Inhalt Ihrer Dateien werden nicht genutzt, um die Basismodelle von Microsoft zu trainieren. Diese Anwendungen unterliegen den Microsoft-Dienstleistungsbedingungen, und die Datenschutzerklärung beschreibt die Verwendung personenbezogener Daten.

Für allgemeine Orientierung veröffentlicht die CNIL Fragen und Antworten zur Nutzung generativer KI.

Die richtigen Gewohnheiten

• Prüfen Sie jede Formel und jede Zahl, bevor Sie sie verwenden. Microsoft empfiehlt, das von Copilot Erstellte zu lesen, zu ändern und zu prüfen.
• Lesen Sie jeden E-Mail-Entwurf noch einmal durch, bevor Sie ihn senden: Der erzeugte Inhalt kann Ungenauigkeiten enthalten.
• Schützen Sie Ihre Daten: Vermeiden Sie Namen, Nummern und sensible Angaben in Ihren Anfragen.
• Beginnen Sie mit dem Modus „Chat only“, um Fragen zu stellen, ohne Ihre Datei zu ändern.
• Speichern Sie Ihre Datei auf OneDrive im Format .xlsx, damit Copilot funktioniert.