Usare Copilot in Excel e Outlook: guida passo passo

Ha un foglio Excel difficile da leggere, oppure una casella di posta da smaltire in fretta? Copilot, l’assistente di Microsoft, può aiutarla direttamente in questi due programmi. Ecco cosa le serve, poi i primi passi da fare.

Verifichi cosa serve per Copilot in Excel

Copilot in Excel richiede un abbonamento preciso. Microsoft indica un abbonamento Microsoft 365 Personale o Famiglia con un piano di crediti IA, oppure un abbonamento Microsoft 365 Premium. Microsoft cita anche gli abbonamenti professionali idonei a Copilot Chat.

Contano altre due condizioni:

• Il file deve essere salvato su OneDrive (lo spazio di archiviazione online di Microsoft), con il salvataggio automatico («AutoSave») attivo. Senza questo, Copilot non funziona.
• Il file deve essere in formato .xlsx (il formato moderno di Excel). Un altro formato può bloccare Copilot: in tal caso, salvi il file in .xlsx.

Per verificare la licenza, vada nelle impostazioni del suo account Microsoft 365.

Con Famiglia o Premium, le funzioni IA sono riservate al titolare dell’abbonamento: non si condividono con altre persone. Possono anche applicarsi limiti di età.

Attenzione: il Copilot gratuito del web o dell’app non dà accesso a Copilot in Excel. Per un confronto, legga Copilot sul web.

Apra Copilot in Excel

Apra il file, poi clicchi sull’icona Copilot in basso a destra di Excel.

Vengono proposte tre modalità:

• «Allow editing»: per attività complesse in più passaggi. Copilot può modificare la cartella di lavoro.
• «Plan»: Copilot le propone prima un piano. Lo convalida prima di qualsiasi azione.
• «Chat only»: Copilot analizza i dati senza modificare la cartella di lavoro.

Segua le etichette mostrate a schermo: possono essere tradotte nella versione italiana.

A seconda del dispositivo, le modalità cambiano. Su Windows, Mac e web, sono disponibili tutte e tre. Su iPad esistono solo le modalità di chat e di pianificazione. Su iPhone e Android è disponibile solo la modalità «Chat only». La modalità di modifica è in fase di distribuzione su iPad e iPhone.

Ponga una prima richiesta su una tabella

Cominci con la modalità «Chat only»: non tocca il suo file. Sostituisca i [parentesi quadre] con i nomi delle sue colonne.

Esempio di richiesta Riassumi questa tabella in cinque frasi. Indica il totale della colonna [Importo] e individua le righe che sembrano incoerenti.

Per una formula, chieda una spiegazione invece di un semplice risultato:

Esempio di richiesta Mi spieghi la formula della cella [D2] con parole semplici, poi proponga una formula che somma la colonna [Importo] per ogni [Mese].

Non inserisca mai dati personali (nomi, numeri, indirizzi) nella richiesta. Per approfondire, legga formule Excel con un’IA.

Usi Copilot in Outlook

Copilot in Outlook funziona con Outlook per Microsoft 365, Outlook per Mac, il nuovo Outlook per Windows, nonché con le app Outlook per Android e iOS. Per un uso personale, bisogna essere collegati con un account Microsoft, ad esempio un indirizzo e-mail personale.

Per scrivere un messaggio: vada in Home, poi in Nuovo messaggio, e clicchi sull’icona Copilot nella barra degli strumenti. Il pulsante si chiama «Draft» nel nuovo Outlook e «Draft with Copilot» in Outlook classico.

Per riassumere una conversazione: nel nuovo Outlook, scelga «Summary by Copilot» in cima alla conversazione. In Outlook classico, scelga «Summarize».

Per modificare la bozza: nel nuovo Outlook, usi «Make it shorter», «Make it longer» o «Change Tone». In Outlook classico, usi «Adjust».

Due esempi di richieste:

Esempio di richiesta Scrivi una risposta cortese a questo messaggio. Confermo la mia presenza alla riunione del [data] e chiedo l’ordine del giorno.

Esempio di richiesta Rendi questa bozza più breve, mantenendo un tono [cortese e professionale].

Per altri casi, veda rispondere a una mail con un’IA.

Niente Copilot? Provi il copia-incolla

Se non vede Copilot, potrebbe non essere incluso nel suo abbonamento, oppure essere disattivato. Per la configurazione, consulti disattivare Copilot in Windows e Office.

Può anche copiare un estratto di tabella o di mail, poi incollarlo in un’altra IA con la stessa richiesta. Ricordi di anonimizzare le informazioni sensibili prima di incollarle. Per scegliere uno strumento, legga quale IA scegliere quando si è principianti.

Protegga i suoi dati

Microsoft indica che Copilot utilizza solo il contenuto del file che sta elaborando, oppure di un altro file che le chiede di consultare. Le richieste, le risposte e il contenuto dei suoi file non servono ad addestrare i modelli di base di Microsoft. Queste applicazioni rientrano nel Contratto di servizi Microsoft, e l’informativa sulla privacy descrive l’uso dei dati personali.

Per i riferimenti generali, la CNIL pubblica domande e risposte sull’uso di un’IA generativa.

I buoni riflessi

• Verifichi ogni formula e ogni cifra prima di usarle. Microsoft consiglia di rileggere, modificare e verificare ciò che Copilot produce.
• Rilegga ogni bozza di mail prima di inviarla: il contenuto generato può contenere inesattezze.
• Protegga i suoi dati: eviti nomi, numeri e informazioni sensibili nelle richieste.
• Cominci con la modalità «Chat only» per porre le sue domande senza modificare il file.
• Salvi il file su OneDrive in formato .xlsx perché Copilot funzioni.