Écrire une formule Excel avec l'IA, pas à pas

Vous avez un tableau Excel et vous ne savez pas quelle formule utiliser pour obtenir le total dont vous avez besoin ? Une IA peut vous écrire la formule à votre place, à condition de lui expliquer votre tableau clairement. Ce guide vous montre la méthode, avec un exemple concret : additionner les ventes d’un mois.

Décrire son tableau à l’IA

Commencez par expliquer à l’IA ce que contient chaque colonne et à partir de quelle ligne les données commencent. Ne collez pas de données personnelles ou confidentielles : elles ne doivent pas quitter votre ordinateur sans nécessité.

Exemple de demande J’ai un tableau Excel. La colonne A contient les dates de vente, la colonne B le nom du vendeur et la colonne C le montant en euros. Les données commencent à la ligne 2.

Pour protéger vos données, remplacez les vrais noms, adresses ou numéros par des [crochets], par exemple [nom du client]. Vous les compléterez vous-même ensuite.

Demander le résultat en français courant

Dites ce que vous voulez obtenir, sans jargon. Précisez toujours que vous utilisez Excel en français, pour que l’IA vous donne les noms de fonctions dans la bonne langue.

Exemple de demande J’utilise Excel en français. Je veux additionner les montants de la colonne C uniquement pour les ventes de [nom du vendeur] au mois de [mois]. Donne-moi la formule à écrire dans une cellule.

L’exemple central de ce guide est la fonction SOMME.SI.ENS. Sa syntaxe officielle est : SOMME.SI.ENS(somme_plage; plage_critères1; critères1; [plage_critère2; critères2]; …). Vous pouvez utiliser jusqu’à 127 paires de critères.

Dans un Excel en français, les arguments sont en général séparés par des points-virgules. Cela dépend toutefois des paramètres régionaux de votre ordinateur. Si l’IA vous répond avec des virgules ou un nom de fonction en anglais, demandez-lui la version française.

Copier la formule dans la cellule voulue

Une formule commence toujours par le signe =. Copiez-la telle quelle, puis collez-la dans la cellule où vous voulez voir le résultat. Vérifiez que les lettres de colonnes et les numéros de lignes correspondent bien à votre tableau.

Si la formule ne donne rien d’utile, vérifiez d’abord que vous l’avez bien commencée par =, et que la cellule est bien au format attendu.

Demander à l’IA d’expliquer la formule pas à pas

Ne vous contentez pas de copier. Demandez à l’IA de vous expliquer chaque partie, pour comprendre ce que vous faites et pouvoir l’adapter plus tard.

Exemple de demande Explique-moi cette formule pas à pas, partie par partie : à quoi sert chaque argument, séparé par un point-virgule ? Utilise des mots simples, je débute avec Excel.

Corriger une erreur

Si Excel affiche un message, copiez-le exactement et envoyez-le à l’IA avec une description de ce qui se passe. Par exemple, l’erreur #NOM? apparaît souvent quand Excel ne reconnaît pas le nom de la fonction, comme un nom anglais dans un Excel français.

Exemple de demande Quand je colle ta formule dans Excel, il affiche #NOM?. Mon Excel est en français. Voici la formule exacte que j’ai collée : [copier la formule]. Que faut-il corriger ?

Aller plus loin : mise en forme conditionnelle et tableau croisé dynamique

Une fois la formule maîtrisée, vous pouvez demander à l’IA de vous guider pour d’autres outils, comme la mise en forme conditionnelle (colorier automatiquement certaines cellules) ou le tableau croisé dynamique (résumer de grandes listes).

Exemple de demande Je veux créer un tableau croisé dynamique à partir de mes données en colonnes A à C, avec les mois en lignes et les vendeurs en colonnes. Donne-moi les étapes une par une, en français, avec des mots simples.

Les étapes peuvent varier selon votre version d’Excel. Si une étape ne correspond pas à ce que vous voyez à l’écran, décrivez à l’IA ce que vous voyez réellement.

Les bons réflexes

• Vérifiez toujours le résultat : une IA peut se tromper ou proposer une réponse plausible mais fausse. Testez la formule sur quelques lignes dont vous connaissez le total.
• Protégez vos données : ne saisissez pas d’informations personnelles ou confidentielles, et utilisez des [crochets] à la place. La CNIL recommande d’éviter autant que possible de telles saisies dans une IA générative.
• Relisez chaque formule avant de l’utiliser pour de vrais chiffres, et demandez une explication si un élément vous échappe.
• Gardez la main : une formule qui marche n’est pas forcément la bonne. Comparez le résultat avec un calcul fait à la main.