Utilizar Copilot en Excel y Outlook: guía de uso

¿Tiene una tabla de Excel difícil de leer o un buzón de correo que atender con rapidez? Copilot, el asistente de Microsoft, puede ayudarle directamente en estos dos programas. Estas son las cosas que necesita y los primeros pasos que debe dar.

Compruebe lo que necesita para Copilot en Excel

Copilot en Excel requiere una suscripción concreta. Microsoft indica una suscripción de Microsoft 365 Personal o Familia con un plan de créditos de IA, o una suscripción de Microsoft 365 Premium. Microsoft también menciona las suscripciones profesionales que son elegibles para Copilot Chat.

Hay otras dos condiciones importantes:

• El archivo debe estar guardado en OneDrive (el espacio de almacenamiento en línea de Microsoft), con el guardado automático («AutoSave») activado. Sin esto, Copilot no funciona.
• El archivo debe estar en formato .xlsx (el formato moderno de Excel). Otro formato puede bloquear Copilot: en ese caso, guarde su archivo como .xlsx.

Para comprobar su licencia, vaya a la configuración de su cuenta de Microsoft 365.

Con Familia o Premium, las funciones de IA están reservadas al titular de la suscripción: no se comparten con otras personas. También pueden aplicarse límites de edad.

Atención: el Copilot gratuito de la web o de la aplicación no da acceso a Copilot en Excel. Para compararlos, lea Copilot en la web.

Abra Copilot en Excel

Abra su archivo y haga clic en el icono de Copilot, abajo a la derecha de Excel.

Se proponen tres modos:

• «Allow editing»: para tareas complejas en varios pasos. Copilot puede modificar el libro.
• «Plan»: Copilot le propone primero un plan. Lo valida antes de cualquier acción.
• «Chat only»: Copilot analiza sus datos sin modificar el libro.

Siga las etiquetas que aparecen en pantalla: pueden estar traducidas a la versión en español.

Según el dispositivo, los modos cambian. En Windows, Mac y la web, los tres modos están disponibles. En iPad, solo existen los modos de chat y de planificación. En iPhone y Android, solo está disponible el modo «Chat only». El modo de edición se está desplegando en iPad e iPhone.

Haga una primera solicitud sobre una tabla

Empiece con el modo «Chat only»: no toca su archivo. Reemplace los [corchetes] por los nombres de sus columnas.

Ejemplo de petición Resume esta tabla en cinco frases. Indica el total de la columna [Importe] y señala las filas que parecen incoherentes.

Para una fórmula, pida una explicación en lugar de un simple resultado:

Ejemplo de petición Explícame la fórmula de la celda [D2] en lenguaje sencillo y propón una fórmula que sume la columna [Importe] para cada [Mes].

Nunca pegue datos personales (nombres, números, direcciones) en la solicitud. Para ir más lejos, lea fórmula de Excel con una IA.

Use Copilot en Outlook

Copilot en Outlook funciona con Outlook para Microsoft 365, Outlook para Mac, el nuevo Outlook para Windows, así como con las aplicaciones de Outlook para Android e iOS. Para un uso personal, hay que iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, por ejemplo una dirección de correo personal.

Para redactar un mensaje: vaya a Inicio, luego a Nuevo mensaje, y haga clic en el icono de Copilot en la barra de herramientas. El botón se llama «Draft» en el nuevo Outlook y «Draft with Copilot» en Outlook clásico.

Para resumir un hilo: en el nuevo Outlook, elija «Summary by Copilot» en la parte superior del hilo. En Outlook clásico, elija «Summarize».

Para ajustar el borrador: en el nuevo Outlook, use «Make it shorter», «Make it longer» o «Change Tone». En Outlook clásico, use «Adjust».

Dos ejemplos de solicitudes:

Ejemplo de petición Redacta una respuesta cortés a este mensaje. Confirmo mi asistencia a la reunión del [fecha] y pido el orden del día.

Ejemplo de petición Haz este borrador más corto, manteniendo un tono [cortés y profesional].

Para otros casos, vea responder un correo con una IA.

¿No ve Copilot? Use copiar y pegar

Si no ve Copilot, puede que no esté incluido en su suscripción o que esté desactivado. Para ajustarlo, consulte desactivar Copilot en Windows y Office.

También puede copiar un fragmento de tabla o de correo y pegarlo en otra IA con la misma solicitud. No olvide anonimizar la información sensible antes de pegarla. Para elegir una herramienta, lea qué IA elegir cuando se empieza.

Proteja sus datos

Microsoft indica que Copilot solo utiliza el contenido del archivo que está tratando, o de otro archivo que le pida consultar. Las solicitudes, las respuestas y el contenido de sus archivos no se usan para entrenar los modelos básicos de Microsoft. Estas aplicaciones se rigen por el Contrato de servicios de Microsoft, y la declaración de privacidad detalla el uso de los datos personales.

Para las referencias generales, la CNIL publica preguntas y respuestas sobre el uso de una IA generativa.

Los buenos reflejos

• Verifique cada fórmula y cada cifra antes de usarlas. Microsoft recomienda revisar, modificar y comprobar lo que produce Copilot.
• Relea cada borrador de correo antes de enviarlo: el contenido generado puede contener inexactitudes.
• Proteja sus datos: evite nombres, números e información sensible en sus solicitudes.
• Empiece con el modo «Chat only» para hacer sus preguntas sin modificar su archivo.
• Guarde su archivo en OneDrive en formato .xlsx para que Copilot funcione.