Rispondere a un'email con l'IA: metodo passo dopo passo

Avete ricevuto un’email di un cliente insoddisfatto o una fattura non pagata, oppure una richiesta da rifiutare? Un’IA può aiutarvi a trovare le parole giuste in pochi minuti. Questo metodo funziona con la maggior parte delle IA.

Togliere le informazioni personali prima di incollare l’email

Prima di copiare l’email nell’IA, cancellate nomi, indirizzi e numeri. Sostituiteli con delle [parentesi quadre], ad esempio [nome del cliente].

Potete anche chiedere all’IA di farlo per voi, oppure di lasciare delle [parentesi quadre] nella sua risposta.

Sul lavoro, le email possono contenere informazioni riservate dell’azienda o dei clienti. Seguite le regole del vostro datore di lavoro sull’uso delle IA. Non incollate informazioni riservate. La CNIL consiglia di evitare il più possibile di inserire dati personali in un’IA.

Indicare cosa volete rispondere e il tono

Dite chiaramente all’IA la vostra intenzione: sì, no o richiesta di una proroga. Precisate poi il tono: cortese, fermo o caloroso.

Più la vostra richiesta è precisa, più la risposta sarà utile.

Esempio di richiesta Ecco un’email ricevuta da un cliente insoddisfatto. Scrivi una risposta cortese che riconosce il ritardo nella consegna e propone un piccolo gesto di compensazione. Sostituisci i nomi con delle [parentesi quadre]. Ecco l’email: [incollare l’email anonimizzata]

Chiedere una risposta breve, poi adattarla

La prima risposta è spesso troppo lunga o troppo fredda. Chiedete una versione breve, poi adattatela.

Potete chiedere una versione più breve, più gentile o più ferma. Continuate finché non ottenete il tono giusto.

Esempio di richiesta Per una fattura di [importo] in ritardo di [numero] giorni, scrivi un sollecito fermo ma cortese. Lascia delle [parentesi quadre] al posto del nome del cliente, del numero di fattura e della data di scadenza.

Esempio di richiesta Riscrivi la tua risposta più breve e più gentile. Mantieni la richiesta di una proroga fino al [data].

Scegliere un oggetto per l’email

La cosa più semplice è chiedere all’IA diversi oggetti possibili. Poi scegliete quello che vi convince di più.

Esempio di richiesta Proponimi 3 oggetti per questa risposta, dal più neutro al più diretto.

Copiare, completare e rileggere prima di inviare

Copiate la risposta nella vostra casella di posta. Se l’IA lo permette, potete anche allegare un file alla vostra richiesta. Altrimenti, copiate e incollate semplicemente il testo.

Sostituite poi ogni [parentesi quadra] con l’informazione reale, quindi rileggete tutta l’email.

Un’IA può sbagliarsi o inventare una risposta che sembra giusta. Verificate le date, gli importi e gli impegni prima di inviare.

I buoni riflessi

• Verificate ogni cifra, data e impegno prima di inviare.
• Proteggete i vostri dati: togliete nomi, indirizzi e numeri, e non incollate informazioni riservate.
• Rispettate le regole del vostro datore di lavoro sull’uso delle IA.
• Rileggete sempre il testo finale, anche se sembra perfetto.
• Restate al comando: siete voi a decidere cosa parte dalla vostra casella di posta.