Eine Excel-Formel mit KI schreiben, Schritt für Schritt

Sie haben eine Excel-Tabelle, wissen aber nicht, welche Formel Sie für die Summe brauchen, die Sie benötigen? Eine KI kann die Formel für Sie schreiben, wenn Sie ihr Ihre Tabelle klar erklären. Diese Anleitung zeigt Ihnen die Methode anhand eines konkreten Beispiels: Die Verkäufe eines Monats werden addiert.

Ihre Tabelle für die KI beschreiben

Erklären Sie der KI zuerst, was in jeder Spalte steht und ab welcher Zeile die Daten beginnen. Geben Sie keine persönlichen oder vertraulichen Daten ein: Sie sollten Ihren Computer nicht ohne Not verlassen.

Beispielanfrage Ich habe eine Excel-Tabelle. Spalte A enthält die Verkaufsdaten, Spalte B den Namen des Verkäufers und Spalte C den Betrag in Euro. Die Daten beginnen in Zeile 2.

Um Ihre Daten zu schützen, ersetzen Sie echte Namen, Adressen oder Nummern durch [eckige Klammern], zum Beispiel [Name des Kunden]. Die Angaben ergänzen Sie danach selbst.

Das Ergebnis in einfacher Sprache verlangen

Sagen Sie, was Sie erreichen möchten, ohne Fachbegriffe. Schreiben Sie immer dazu, dass Sie Excel auf Deutsch verwenden, damit die KI Ihnen die Funktionsnamen in der richtigen Sprache nennt.

Beispielanfrage Ich benutze Excel auf Deutsch. Ich möchte die Beträge in Spalte C nur für die Verkäufe von [Name des Verkäufers] im Monat [Monat] addieren. Gib mir die Formel, die ich in eine Zelle schreiben kann.

Das zentrale Beispiel dieser Anleitung ist die Funktion SUMMEWENNS. Ihre Syntax lautet: SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterien_Bereich1; Kriterien1; [Kriterien_Bereich2; Kriterien2]; …). Sie können bis zu 127 Paare von Kriterien verwenden.

In einem deutschen Excel werden die Argumente in der Regel durch Semikolons getrennt. Das hängt allerdings von den Ländereinstellungen Ihres Computers ab. Wenn die KI Ihnen mit Kommas antwortet oder einen englischen Funktionsnamen nennt, bitten Sie sie um die deutsche Version.

Die Formel in die gewünschte Zelle kopieren

Eine Formel beginnt immer mit dem Zeichen =. Kopieren Sie sie unverändert und fügen Sie sie in die Zelle ein, in der das Ergebnis erscheinen soll. Prüfen Sie, ob die Spaltenbuchstaben und Zeilennummern zu Ihrer Tabelle passen.

Wenn die Formel kein brauchbares Ergebnis liefert, prüfen Sie zuerst, ob sie mit = beginnt und ob die Zelle im passenden Format formatiert ist.

Die KI die Formel Schritt für Schritt erklären lassen

Kopieren Sie nicht einfach blind. Lassen Sie sich von der KI jeden Teil erklären, damit Sie verstehen, was Sie tun, und die Formel später anpassen können.

Beispielanfrage Erkläre mir diese Formel Schritt für Schritt, Teil für Teil: Wofür dient jedes Argument, das durch ein Semikolon getrennt ist? Verwende einfache Wörter, ich fange gerade mit Excel an.

Einen Fehler beheben

Wenn Excel eine Meldung anzeigt, kopieren Sie sie genau und schicken Sie sie zusammen mit einer Beschreibung des Problems an die KI. Der Fehler #NAME? tritt zum Beispiel häufig auf, wenn Excel den Funktionsnamen nicht erkennt, etwa ein englischer Name in einem deutschen Excel.

Beispielanfrage Wenn ich deine Formel in Excel einfüge, zeigt es #NAME? an. Mein Excel ist auf Deutsch. Hier ist die genaue Formel, die ich eingefügt habe: [Formel kopieren]. Was muss ich korrigieren?

Weiter gehen: bedingte Formatierung und PivotTable

Sobald Sie die Formel beherrschen, können Sie die KI bitten, Sie bei weiteren Werkzeugen zu begleiten, etwa der bedingten Formatierung (bestimmte Zellen werden automatisch eingefärbt) oder der PivotTable (große Listen zusammenfassen).

Beispielanfrage Ich möchte aus meinen Daten in den Spalten A bis C eine PivotTable erstellen, mit den Monaten in den Zeilen und den Verkäufern in den Spalten. Gib mir die Schritte einzeln, auf Deutsch, mit einfachen Wörtern.

Die Schritte können je nach Excel-Version abweichen. Wenn ein Schritt nicht zu dem passt, was Sie auf dem Bildschirm sehen, beschreiben Sie der KI, was Sie tatsächlich sehen.

Die guten Gewohnheiten

• Prüfen Sie das Ergebnis immer: Eine KI kann sich irren oder eine plausible, aber falsche Antwort geben. Testen Sie die Formel an einigen Zeilen, deren Summe Sie kennen.
• Schützen Sie Ihre Daten: Geben Sie keine persönlichen oder vertraulichen Informationen ein, sondern verwenden Sie [eckige Klammern]. Die CNIL empfiehlt, solche Eingaben in generativer KI so weit wie möglich zu vermeiden.
• Lesen Sie jede Formel noch einmal durch, bevor Sie sie für echte Zahlen verwenden, und bitten Sie um eine Erklärung, wenn Ihnen ein Element unklar ist.
• Behalten Sie die Kontrolle: Eine Formel, die funktioniert, ist nicht unbedingt die richtige. Vergleichen Sie das Ergebnis mit einer Rechnung von Hand.