Mit KI auf ein E-Mail antworten: Schritt für Schritt

Haben Sie eine E-Mail von einem verärgerten Kunden erhalten, eine unbezahlte Rechnung oder eine Anfrage, die Sie ablehnen müssen? Eine KI kann Ihnen helfen, in wenigen Minuten die richtigen Worte zu finden. Diese Methode funktioniert mit den meisten KIs.

Persönliche Angaben entfernen, bevor Sie die E-Mail einfügen

Bevor Sie die E-Mail in die KI kopieren, löschen Sie Namen, Adressen und Nummern. Ersetzen Sie sie durch [eckige Klammern], zum Beispiel [Name des Kunden].

Sie können die KI auch bitten, das für Sie zu erledigen, oder [eckige Klammern] in ihrer Antwort stehen zu lassen.

Am Arbeitsplatz können E-Mails vertrauliche Informationen des Unternehmens oder von Kunden enthalten. Halten Sie sich an die Regeln Ihres Arbeitgebers zur Nutzung von KI. Geben Sie keine vertraulichen Informationen ein. Die CNIL empfiehlt, möglichst keine personenbezogenen Daten in eine KI einzugeben.

Sagen Sie, was Sie antworten möchten, und welchen Ton Sie wollen

Teilen Sie der KI Ihre Absicht klar mit: Zustimmung, Ablehnung oder Bitte um Aufschub. Legen Sie dann den Ton fest: höflich, bestimmt oder herzlich.

Je genauer Ihre Anweisung ist, desto nützlicher wird die Antwort.

Beispielanfrage Hier ist eine E-Mail eines verärgerten Kunden. Schreibe eine höfliche Antwort, die die verspätete Lieferung anerkennt und eine kleine Geste zur Entschädigung vorschlägt. Ersetze die Namen durch [eckige Klammern]. Hier ist die E-Mail: [anonymisierte E-Mail einfügen]

Eine kurze Antwort verlangen und dann anpassen

Die erste Antwort ist oft zu lang oder zu kühl. Bitten Sie um eine kurze Version und passen Sie sie dann an.

Sie können um eine kürzere, freundlichere oder bestimmtere Version bitten. Machen Sie so weiter, bis der Ton passt.

Beispielanfrage Schreibe für eine Rechnung über [Betrag], die seit [Anzahl] Tagen überfällig ist, eine bestimmte, aber höfliche Zahlungserinnerung. Lass [eckige Klammern] stehen für den Namen des Kunden, die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum.

Beispielanfrage Schreibe deine Antwort kürzer und freundlicher um. Behalte die Bitte um Aufschub bis zum [Datum] bei.

Einen Betreff auswählen

Am einfachsten ist es, die KI nach mehreren möglichen Betreffs zu fragen. Dann wählen Sie den aus, der am besten passt.

Beispielanfrage Schlage mir 3 Betreffzeilen für diese Antwort vor, von der neutralsten zur direktesten.

Kopieren, ergänzen und vor dem Senden prüfen

Kopieren Sie die Antwort in Ihr E-Mail-Programm. Wenn die KI es erlaubt, können Sie Ihrer Anfrage auch eine Datei anhängen. Andernfalls kopieren Sie den Text einfach hinein.

Ersetzen Sie dann jede [eckige Klammer] durch die richtige Information und lesen Sie die ganze E-Mail noch einmal durch.

Eine KI kann sich irren oder eine Antwort erfinden, die richtig klingt. Prüfen Sie Daten, Beträge und Zusagen, bevor Sie die E-Mail senden.

Die wichtigsten Grundregeln

• Prüfen Sie jede Zahl, jedes Datum und jede Zusage, bevor Sie senden.
• Schützen Sie Ihre Daten: Entfernen Sie Namen, Adressen und Nummern, und geben Sie keine vertraulichen Informationen ein.
• Halten Sie sich an die Regeln Ihres Arbeitgebers zur Nutzung von KI.
• Lesen Sie den endgültigen Text immer durch, auch wenn er perfekt scheint.
• Behalten Sie die Kontrolle: Sie entscheiden, was in Ihr E-Mail-Postfach hinausgeht.