Ein Dokument mit einer KI übersetzen: Schritt für Schritt

Haben Sie eine E-Mail auf Englisch, einen Text, den Sie in eine andere Sprache bringen möchten, oder ein Dokument, das Sie verstehen müssen? Eine KI kann Ihnen helfen, in wenigen Augenblicken eine erste Fassung zu erhalten. Sie sollten aber wissen, was Sie ihr geben und was Sie prüfen müssen.

Legen Sie fest, was Sie übersetzen

Beginnen Sie mit einem kurzen Text oder einer E-Mail. Das ist ein guter Anfang, um die Methode auszuprobieren.

Notieren Sie sich vor dem Start zwei Dinge:

• die Ausgangssprache, also die Sprache des Textes;
• die Zielsprache, also die Sprache, in der Sie ihn lesen möchten.

Bei einem langen Dokument lesen Sie den nächsten Abschnitt zum Hochladen von Dateien.

Fügen Sie den Text mit klaren Anweisungen ein

Fügen Sie in das Nachrichtenfeld Ihrer KI den Text ein und ergänzen Sie Ihre Anweisungen:

• die Zielsprache;
• den Ton, formell oder freundlich;
• die Zielgruppe;
• die Wörter, die unverändert bleiben sollen (Name einer Firma, eines Produkts).

Bevor Sie einfügen, anonymisieren Sie den Text: Ersetzen Sie Namen, Adressen und Nummern durch Platzhalter wie [NAME] oder [ADRESSE].

Beispielanfrage Übersetze den folgenden Text vom [Englischen] ins [Deutsche]. Ton [formell], für [einen Kunden]. Übersetze die Begriffe [Produktname] und [Firmenname] nicht. Text: [Text einfügen]

Eine kurze E-Mail ist in wenigen Sekunden übersetzt. Lesen Sie sie trotzdem durch: Eine KI kann einen zu vertrauten oder zu steifen Ton treffen.

Senden Sie eine Datei, wenn Ihre KI das erlaubt

Bei einem ganzen Dokument sollten Sie es nicht abtippen, wenn Ihre KI Dateien annimmt. Die folgenden Beispiele stammen aus den offiziellen Hilfeseiten der Anbieter. Es handelt sich nicht um eine Rangliste.

• Copilot: Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ und wählen Sie „Add images or files“. Akzeptiert werden unter anderem PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Microsoft gibt an, den Inhalt dieser Dateien nicht zum Trainieren seiner Modelle zu verwenden.
• Perplexity: Senden Sie die Datei über die Schaltfläche zum Hinzufügen oder per Drag-and-drop. Bei einer langen Datei behält Perplexity nur die Passagen, die als am wichtigsten gelten. Die Übersetzung kann daher unvollständig sein. Perplexity gibt außerdem an, Dateien nicht unbegrenzt aufzubewahren.
• Andere KIs: Lesen Sie in der Hilfe des Anbieters nach oder kopieren Sie den Text in Teilen hinein.

Prüfen Sie die heiklen Stellen

Achten Sie vor allem auf Eigennamen, Zahlen, Daten, Adressen sowie Fachbegriffe oder juristische Begriffe. Ein Fehler bei einem Datum oder einem Betrag kann Folgen haben.

Bitten Sie die KI, selbst anzugeben, was sie nicht sicher übersetzt:

Beispielanfrage Übersetze diesen Text ins [Deutsche]. Liste am Ende die Passagen auf, deren Übersetzung unsicher ist, und erkläre, warum. Text: [Text einfügen]

Um den Sinn zu kontrollieren, machen Sie danach den umgekehrten Weg: Übersetzen Sie das Ergebnis zurück in die Ausgangssprache und vergleichen Sie es mit dem Originaltext. Wenn sich der Sinn verändert, sollten Sie diese Stelle genau prüfen. Diese Methode hilft, Abweichungen zu finden, garantiert aber keine perfekte Übersetzung.

Beispielanfrage Übersetze diesen Text vom [Deutschen] ins [Englische]. Text: [erhaltene Übersetzung einfügen]

Nicht jedes Dokument eignet sich

Die CNIL rät, personenbezogene Daten zu vermeiden und vertrauliche Informationen nie an ein KI-Werkzeug weiterzugeben. Fügen Sie daher zum Beispiel keine vertraulichen Unterlagen Ihres Unternehmens oder Dokumente mit der Identität von Personen ein. Wenn Sie einen Text mit personenbezogenen Daten übersetzen müssen, anonymisieren Sie ihn zuerst.

Verträge und Urkunden sind Texte, bei denen ein falsch übersetztes Wort den Sinn einer Klausel verändern kann. Eine KI kann sich dabei irren. Lassen Sie die endgültige Fassung von einer kompetenten Person prüfen, bevor Sie sich verpflichten.

Amtliche Dokumente: informieren Sie sich

Laut dem französischen Ministerium für Europa und Auswärtiges muss eine amtliche Übersetzung eines französischen Dokuments in eine Fremdsprache von einem Übersetzer angefertigt werden, der bei einem französischen Berufungsgericht zugelassen oder von einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung ermächtigt ist. Stempel und Unterschrift des Übersetzers müssen sowohl auf dem Originaldokument als auch auf der Übersetzung stehen.

Eine mit einer KI erstellte Übersetzung ersetzt diese amtliche Übersetzung nicht. Fragen Sie die empfangende Stelle, was sie akzeptiert. Die KI kann Ihnen aber helfen, ein Schreiben zu verstehen, zum Beispiel mit diesem Leitfaden zu Steuerschreiben.

Die guten Gewohnheiten

• Prüfen Sie Namen, Zahlen, Daten und juristische Begriffe, bevor Sie die Übersetzung verwenden.
• Schützen Sie Ihre Daten: Anonymisieren Sie den Text und senden Sie keine vertraulichen Dokumente.
• Lesen Sie Ton und Sinn gegen, bevor Sie den Text an jemanden schicken.
• Bei einem amtlichen Dokument fragen Sie die empfangende Stelle, welche Übersetzung sie akzeptiert.
• Um Ihre Anweisungen besser zu formulieren, lesen Sie wie man einen guten Prompt schreibt.
• Wenn Sie noch unsicher sind, welche KI Sie nutzen sollen, lesen Sie welche KI man als Einsteiger wählen sollte.