Préparer une réunion et son compte rendu avec une IA

Vous devez organiser une réunion d’équipe, puis écrire le compte rendu sans rien oublier ? Une IA peut vous faire gagner du temps sur ces tâches répétitives. Ce guide vous montre comment lui confier chaque étape, de l’ordre du jour au tableau de suivi.

Définir l’objectif et les sujets de la réunion

Indiquez à l’IA pourquoi vous réunissez l’équipe, combien de temps dure la réunion et ce que vous voulez aborder. Elle vous proposera un ordre du jour avec un temps prévu pour chaque point.

Exemple de demande Tu es mon assistant pour préparer une réunion. Crée un ordre du jour minuté pour une réunion d’équipe de [durée] minutes. Objectif : [objectif de la réunion]. Sujets à traiter : [liste des sujets]. Termine par un temps réservé aux décisions.

Rédiger le mail de convocation

Une fois l’ordre du jour validé, demandez à l’IA de rédiger le mail d’invitation. Précisez le ton (formel ou amical) et ce que les participants doivent préparer.

Exemple de demande Rédige un mail de convocation clair pour la réunion du [date] à [heure], d’une durée de [durée]. Ajoute l’ordre du jour ci-dessous et demande à chacun de préparer [élément à préparer]. Ton : [formel ou amical]. Ordre du jour : [collez ici l’ordre du jour].

Protéger vos données avant de coller vos notes

Avant de copier vos notes dans l’IA, relisez-les. La CNIL recommande d’éviter autant que possible de saisir des données personnelles dans une IA générative. Elle conseille aussi de ne jamais partager d’informations confidentielles. Vérifiez également les règles de votre employeur sur l’usage des IA.

Remplacez les noms, les numéros de téléphone, les adresses et les informations sur la santé ou la situation personnelle par des [crochets] avant de coller vos notes. Vous gardez ainsi le sens de la réunion sans exposer les personnes.

Transformer vos notes en compte rendu structuré

Collez vos notes en vrac, même désordonnées. Demandez à l’IA de les classer en décisions, actions, responsables et échéances. Demandez-lui aussi de ne rien inventer quand une information manque.

Exemple de demande Voici mes notes en vrac prises pendant la réunion. Rédige un compte rendu structuré en quatre parties : décisions prises, actions à mener, responsables, échéances. Quand un nom ou une information personnelle apparaît, remplace-le par un crochet, par exemple [Responsable 1]. Si une information manque, écris [à compléter] au lieu de l’inventer. Notes : [collez vos notes].

Relire et corriger le compte rendu

L’IA peut mal comprendre vos notes abrégées. Elle peut aussi inventer une réponse qui semble correcte. Relisez chaque décision, chaque nom et chaque date avant de diffuser le compte rendu. Corrigez ce qui ne correspond pas à ce qui a été dit.

Si une phrase du compte rendu vous semble étrange, demandez à l’IA de reformuler ce point à partir de vos notes. Comparez ensuite avec votre mémoire de la réunion.

Créer un tableau de suivi des actions

Pour suivre l’avancement, demandez un tableau à partir du compte rendu corrigé. Ce tableau vous servira à relancer les personnes concernées.

Exemple de demande À partir du compte rendu ci-dessus, crée un tableau de suivi des actions avec les colonnes suivantes : action, responsable, échéance, statut. Ne garde que les actions présentes dans le compte rendu. Si un responsable ou une date manque, écris [à compléter].

Les bons réflexes

• Vérifiez chaque réponse de l’IA : elle peut se tromper ou inventer une information plausible.
• Remplacez les données personnelles par des [crochets] avant de coller vos notes.
• Ne partagez jamais d’informations confidentielles.
• Suivez les règles de votre employeur sur l’usage des IA.
• Relisez le compte rendu et corrigez-le avant de l’envoyer.