Preparare una riunione e il relativo verbale con un'IA

Dovete organizzare una riunione di team e poi scrivere il verbale senza dimenticare nulla? Un’IA può farvi risparmiare tempo su queste attività ripetitive. Questa guida vi mostra come affidarle ogni fase, dall’ordine del giorno alla tabella di monitoraggio.

Definire l’obiettivo e i temi della riunione

Indicate all’IA perché riunite il team, quanto dura la riunione e quali temi volete affrontare. Vi proporrà un ordine del giorno con un tempo previsto per ogni punto.

Esempio di richiesta Sei il mio assistente per preparare una riunione. Crea un ordine del giorno con tempi precisi per una riunione di team di [durata] minuti. Obiettivo: [obiettivo della riunione]. Temi da trattare: [elenco dei temi]. Concludi con un tempo riservato alle decisioni.

Redigere la mail di convocazione

Una volta approvato l’ordine del giorno, chiedete all’IA di redigere la mail di invito. Specificate il tono (formale o amichevole) e cosa devono preparare i partecipanti.

Esempio di richiesta Redigi una mail di convocazione chiara per la riunione del [data] alle [ora], della durata di [durata]. Aggiungi l’ordine del giorno qui sotto e chiedi a ciascuno di preparare [elemento da preparare]. Tono: [formale o amichevole]. Ordine del giorno: [incolla qui l’ordine del giorno].

Proteggere i vostri dati prima di incollare gli appunti

Prima di copiare i vostri appunti nell’IA, rileggeteli. La CNIL raccomanda di evitare il più possibile di inserire dati personali in un’IA generativa. Consiglia inoltre di non condividere mai informazioni riservate. Verificate anche le regole del vostro datore di lavoro sull’uso delle IA.

Sostituite i nomi, i numeri di telefono, gli indirizzi e le informazioni sulla salute o sulla situazione personale con dei [parentesi quadre] prima di incollare gli appunti. Così mantenete il senso della riunione senza esporre le persone.

Trasformare gli appunti in un verbale strutturato

Incollate gli appunti così come sono, anche se disordinati. Chiedete all’IA di ordinarli in decisioni, azioni, responsabili e scadenze. Chiedetele anche di non inventare nulla quando manca un’informazione.

Esempio di richiesta Ecco i miei appunti sparsi presi durante la riunione. Redigi un verbale strutturato in quattro parti: decisioni prese, azioni da svolgere, responsabili, scadenze. Quando compare un nome o un’informazione personale, sostituiscilo con una parentesi quadra, per esempio [Responsabile 1]. Se manca un’informazione, scrivi [da completare] invece di inventarla. Appunti: [incolla i vostri appunti].

Rileggere e correggere il verbale

L’IA può fraintendere i vostri appunti abbreviati. Può anche inventare una risposta che sembra corretta. Rileggete ogni decisione, ogni nome e ogni data prima di diffondere il verbale. Correggete ciò che non corrisponde a quanto è stato detto.

Se una frase del verbale vi sembra strana, chiedete all’IA di riformulare quel punto a partire dai vostri appunti. Confrontate poi con il vostro ricordo della riunione.

Creare una tabella di monitoraggio delle azioni

Per seguire l’avanzamento, chiedete una tabella a partire dal verbale corretto. Questa tabella vi servirà per sollecitare le persone interessate.

Esempio di richiesta A partire dal verbale qui sopra, crea una tabella di monitoraggio delle azioni con le seguenti colonne: azione, responsabile, scadenza, stato. Mantieni solo le azioni presenti nel verbale. Se manca un responsabile o una data, scrivi [da completare].

I buoni riflessi

• Verificate ogni risposta dell’IA: può sbagliare o inventare un’informazione plausibile.
• Sostituite i dati personali con delle [parentesi quadre] prima di incollare gli appunti.
• Non condividete mai informazioni riservate.
• Seguite le regole del vostro datore di lavoro sull’uso delle IA.
• Rileggete il verbale e correggetelo prima di inviarlo.