Preparar una reunión y su acta con una IA

¿Tiene que organizar una reunión de equipo y después redactar el acta sin olvidar nada? Una IA puede ahorrarle tiempo en estas tareas repetitivas. Esta guía le muestra cómo encargarle cada paso, desde el orden del día hasta la tabla de seguimiento.

Definir el objetivo y los temas de la reunión

Indique a la IA por qué reúne al equipo, cuánto dura la reunión y qué quiere tratar. Le propondrá un orden del día con un tiempo previsto para cada punto.

Ejemplo de petición Actúa como mi asistente para preparar una reunión. Crea un orden del día con tiempos para una reunión de equipo de [duración] minutos. Objetivo: [objetivo de la reunión]. Temas a tratar: [lista de temas]. Termina con un tiempo reservado para las decisiones.

Redactar el correo de convocatoria

Una vez validado el orden del día, pida a la IA que redacte el correo de invitación. Indique el tono (formal o amistoso) y lo que los participantes deben preparar.

Ejemplo de petición Redacta un correo de convocatoria claro para la reunión del [fecha] a las [hora], con una duración de [duración]. Añade el orden del día que aparece abajo y pide a cada uno que prepare [elemento a preparar]. Tono: [formal o amistoso]. Orden del día: [pegue aquí el orden del día].

Proteger sus datos antes de pegar sus notas

Antes de copiar sus notas en la IA, revíselas. La CNIL recomienda evitar en lo posible introducir datos personales en una IA generativa. También aconseja no compartir nunca información confidencial. Compruebe además las normas de su empresa sobre el uso de las IA.

Sustituya por [corchetes] los nombres, los números de teléfono, las direcciones y la información sobre la salud o la situación personal antes de pegar sus notas. Así conserva el sentido de la reunión sin exponer a las personas.

Convertir sus notas en un acta estructurada

Pegue sus notas en bruto, aunque estén desordenadas. Pida a la IA que las clasifique en decisiones, acciones, responsables y plazos. Pídale también que no invente nada cuando falte una información.

Ejemplo de petición Estas son mis notas en bruto tomadas durante la reunión. Redacta un acta estructurada en cuatro partes: decisiones tomadas, acciones que hay que llevar a cabo, responsables y plazos. Cuando aparezca un nombre o una información personal, sustitúyalo por un corchete, por ejemplo [Responsable 1]. Si falta una información, escribe [por completar] en lugar de inventarla. Notas: [pegue sus notas].

Revisar y corregir el acta

La IA puede interpretar mal sus notas abreviadas. También puede inventar una respuesta que parezca correcta. Revise cada decisión, cada nombre y cada fecha antes de difundir el acta. Corrija lo que no coincida con lo que se dijo.

Si una frase del acta le parece extraña, pida a la IA que reformule ese punto a partir de sus notas. Después compárelo con su recuerdo de la reunión.

Crear una tabla de seguimiento de las acciones

Para seguir el avance, pida una tabla a partir del acta corregida. Esta tabla le servirá para recordar a las personas implicadas lo que tienen que hacer.

Ejemplo de petición A partir del acta anterior, crea una tabla de seguimiento de las acciones con las siguientes columnas: acción, responsable, plazo, estado. Conserva solo las acciones que aparecen en el acta. Si falta un responsable o una fecha, escribe [por completar].

Buenas prácticas

• Verifique cada respuesta de la IA: puede equivocarse o inventar una información verosímil.
• Sustituya los datos personales por [corchetes] antes de pegar sus notas.
• No comparta nunca información confidencial.
• Siga las normas de su empresa sobre el uso de las IA.
• Relea el acta y corríjala antes de enviarla.