Eine Besprechung und ihr Protokoll mit einer KI vorbereiten

Sie müssen ein Teamtreffen organisieren und danach das Protokoll schreiben, ohne etwas zu vergessen? Eine KI kann Ihnen bei diesen wiederkehrenden Aufgaben viel Zeit sparen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie ihr jeden Schritt übertragen, von der Tagesordnung bis zur Aufgabenliste.

Ziel und Themen der Besprechung festlegen

Sagen Sie der KI, warum Sie das Team zusammenrufen, wie lange die Besprechung dauert und welche Themen Sie behandeln möchten. Sie schlägt Ihnen dann eine Tagesordnung mit einer geplanten Zeit für jeden Punkt vor.

Beispielanfrage Du bist mein Assistent für die Vorbereitung einer Besprechung. Erstelle eine Tagesordnung mit Zeitangaben für eine Teambesprechung von [Dauer] Minuten. Ziel: [Ziel der Besprechung]. Zu behandelnde Themen: [Liste der Themen]. Plane zum Schluss Zeit für Entscheidungen ein.

Die Einladungsmail schreiben

Sobald die Tagesordnung feststeht, bitten Sie die KI, die Einladungsmail zu formulieren. Geben Sie den Ton an (förmlich oder freundlich) und sagen Sie, was die Teilnehmenden vorbereiten sollen.

Beispielanfrage Schreibe eine klare Einladungsmail für die Besprechung am [Datum] um [Uhrzeit] mit einer Dauer von [Dauer]. Füge die unten stehende Tagesordnung hinzu und bitte alle, [vorzubereitendes Element] vorzubereiten. Ton: [förmlich oder freundlich]. Tagesordnung: [Tagesordnung hier einfügen].

Ihre Daten schützen, bevor Sie Ihre Notizen einfügen

Lesen Sie Ihre Notizen durch, bevor Sie sie in die KI kopieren. Die französische Datenschutzbehörde CNIL empfiehlt, personenbezogene Daten in einer generativen KI möglichst zu vermeiden. Außerdem rät sie davon ab, vertrauliche Informationen weiterzugeben. Prüfen Sie zusätzlich die Regeln Ihres Arbeitgebers zur Nutzung von KI.

Ersetzen Sie Namen, Telefonnummern, Adressen sowie Angaben zur Gesundheit oder zur persönlichen Situation durch [eckige Klammern], bevor Sie Ihre Notizen einfügen. So bleibt der Sinn der Besprechung erhalten, ohne dass Personen bloßgestellt werden.

Ihre Notizen in ein strukturiertes Protokoll verwandeln

Fügen Sie Ihre Notizen ungeordnet ein, auch wenn sie durcheinander sind. Bitten Sie die KI, sie nach Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen zu ordnen. Bitten Sie sie außerdem, nichts zu erfinden, wenn eine Information fehlt.

Beispielanfrage Hier sind meine ungeordneten Notizen, die ich während der Besprechung gemacht habe. Schreibe ein strukturiertes Protokoll in vier Teilen: getroffene Entscheidungen, auszuführende Aufgaben, Verantwortliche, Fristen. Wenn ein Name oder eine persönliche Information vorkommt, ersetze sie durch eine eckige Klammer, zum Beispiel [Verantwortlicher 1]. Wenn eine Information fehlt, schreibe [zu ergänzen] statt sie zu erfinden. Notizen: [Notizen hier einfügen].

Das Protokoll prüfen und korrigieren

Die KI kann Ihre abgekürzten Notizen falsch verstehen. Sie kann auch eine Antwort erfinden, die richtig klingt. Prüfen Sie jede Entscheidung, jeden Namen und jedes Datum, bevor Sie das Protokoll verschicken. Korrigieren Sie alles, was nicht dem entspricht, was gesagt wurde.

Wenn Ihnen ein Satz im Protokoll seltsam vorkommt, bitten Sie die KI, diesen Punkt anhand Ihrer Notizen neu zu formulieren. Vergleichen Sie danach mit Ihrer Erinnerung an die Besprechung.

Eine Tabelle zur Aufgabenverfolgung erstellen

Um den Fortschritt zu verfolgen, bitten Sie um eine Tabelle auf Grundlage des korrigierten Protokolls. Diese Tabelle hilft Ihnen, die betreffenden Personen zu erinnern.

Beispielanfrage Erstelle auf Grundlage des oben stehenden Protokolls eine Tabelle zur Aufgabenverfolgung mit folgenden Spalten: Aufgabe, Verantwortlicher, Frist, Status. Übernimm nur die Aufgaben, die im Protokoll vorkommen. Wenn ein Verantwortlicher oder ein Datum fehlt, schreibe [zu ergänzen].

Die wichtigsten Grundregeln

• Prüfen Sie jede Antwort der KI: Sie kann sich irren oder eine plausibel klingende Information erfinden.
• Ersetzen Sie personenbezogene Daten durch [eckige Klammern], bevor Sie Ihre Notizen einfügen.
• Geben Sie niemals vertrauliche Informationen weiter.
• Halten Sie sich an die Regeln Ihres Arbeitgebers zur Nutzung von KI.
• Lesen Sie das Protokoll durch und korrigieren Sie es, bevor Sie es versenden.