Scrivere una lettera in Word con l'IA, passo dopo passo

Dovete scrivere una lettera ufficiale, ma non sapete da dove cominciare? Un’IA può proporvi una prima bozza in pochi secondi. Questo tutorial prende come esempio la disdetta di un’assicurazione auto, ma il metodo funziona anche per un reclamo a un commerciante, una richiesta di rimborso o una lettera al proprietario di casa.

Precisare il contesto prima di chiedere

Prima di scrivere, annotate tre cose:

• A chi scrivete (assicuratore, commerciante, proprietario…).
• Perché scrivete (disdire, reclamare, chiedere un rimborso).
• Il tono desiderato: cortese, formale o deciso.

Più la vostra richiesta è chiara, migliore sarà la bozza. Scrivete il contesto nella vostra richiesta, in una o due frasi.

Esempio di richiesta Scrivi una lettera di disdetta del mio contratto di assicurazione auto, indirizzata al mio assicuratore. Tono formale e cortese. Voglio disdire il contratto in corso, il mio numero di contratto è [numero di contratto].

Il vostro contratto è l’unico documento che fa fede. L’IA non lo conosce: non può sapere quali termini o quali modalità di invio prevede.

Chiedere una bozza con le parentesi quadre

Non fornite mai all’IA le vostre vere informazioni personali: nome, indirizzo, numero di contratto, data di nascita. La CNIL consiglia di evitare il più possibile di inserire dati personali in un’IA generativa e di non condividere mai informazioni riservate. Chiedete piuttosto all’IA di lasciare delle [parentesi quadre] al posto di questi dati. Li compilerete voi stessi in seguito.

Esempio di richiesta Scrivi la lettera con delle [parentesi quadre] per il mio nome, il mio indirizzo, il mio numero di contratto, la data di fine desiderata e la data odierna. Non chiedermi queste informazioni.

Per saperne di più su ciò che si può o non si può condividere con un’IA, consultate le domande e risposte della CNIL: https://www.cnil.fr/fr/les-questions-reponses-de-la-cnil-sur-lutilisation-dun-systeme-dia-generative

Copiare il testo in Word e completare le parentesi

Copiate il testo prodotto dall’IA, poi incollatelo nel vostro documento Word. Compilate quindi ogni [parentesi] con le vostre informazioni. Verificate anche l’impaginazione: margini, data, oggetto e firma.

Per le modalità di invio della disdetta, consultate il vostro contratto e il sito ufficiale dell’amministrazione del vostro Paese. Sono questi documenti a fare riferimento, non l’IA.

Conservate una copia della lettera finale, con la data di invio, nei vostri archivi.

Chiedere delle modifiche

La prima bozza non è sempre perfetta. Potete chiedere all’IA di riprenderla. Incollate il testo nella conversazione, poi formulate la vostra richiesta.

Esempio di richiesta Accorcia questa lettera in modo che stia su una pagina, senza modificare le informazioni tra parentesi quadre. Mantieni un tono cortese ma più deciso.

Esempio di richiesta Correggi gli errori di ortografia e di grammatica nel testo seguente, senza cambiarne il senso: [incollate qui il vostro testo].

L’IA sa correggere ortografia e grammatica di un testo che le incollate. Ripetete l’operazione quante volte serve, poi ricopiate la versione finale in Word.

Rileggere tutto prima di inviare

Un’IA può sbagliare o inventare una risposta che sembra giusta. Rileggete quindi la lettera per intero, riga per riga:

• Nomi, indirizzi e numeri sono esatti?
• Le date sono corrette?
• Il tono è quello che volete?
• C’è una frase che non capite o che afferma qualcosa di inesatto?

Se resta un dubbio, verificate il punto nel vostro contratto o sul sito ufficiale dell’amministrazione del vostro Paese prima di inviare.

I buoni riflessi

• Verificate ogni informazione della lettera, soprattutto condizioni e termini.
• Proteggete i vostri dati: sostituiteli con delle [parentesi quadre] e non condividete nulla di riservato.
• Rileggete tutto il testo prima di inviarlo, anche se sembra perfetto.
• Conservate una copia della versione inviata.