Redactar una carta en Word con la IA, paso a paso

¿Tiene que escribir una carta oficial, pero no sabe por dónde empezar? Una IA puede proponerle un primer borrador en cuestión de segundos. Este tutorial toma como ejemplo la cancelación de un seguro de coche, pero el método también sirve para una reclamación a un comercio, una solicitud de reembolso o una carta a un propietario.

Precisar el contexto antes de pedir

Antes de escribir, anote tres cosas:

• A quién escribe (aseguradora, comercio, propietario…).
• Por qué escribe (cancelar, reclamar, pedir un reembolso).
• El tono que desea: cortés, formal o firme.

Cuanto más clara sea su petición, mejor será el borrador. Escriba el contexto en su petición, en una o dos frases.

Ejemplo de petición Redacta una carta de cancelación de mi contrato de seguro de coche, dirigida a mi aseguradora. Tono formal y cortés. Quiero cancelar el contrato en curso, mi número de contrato es [número de contrato].

Su contrato es el único documento que tiene validez. La IA no lo conoce: no puede saber qué plazos o qué condiciones de envío prevé.

Pedir un borrador con corchetes

No dé nunca a la IA sus datos personales reales: nombre, dirección, número de contrato, fecha de nacimiento. La CNIL recomienda evitar en la medida de lo posible introducir datos personales en una IA generativa, y no compartir nunca información confidencial. Pida en cambio a la IA que deje [corchetes] en lugar de esos datos. Los completará usted mismo después.

Ejemplo de petición Redacta la carta con [corchetes] para mi nombre, mi dirección, mi número de contrato, la fecha de finalización deseada y la fecha de hoy. No me pidas esa información.

Para saber más sobre lo que se puede o no compartir con una IA, consulte las preguntas y respuestas de la CNIL: https://www.cnil.fr/fr/les-questions-reponses-de-la-cnil-sur-lutilisation-dun-systeme-dia-generative

Copiar el texto en Word y completar los corchetes

Copie el texto que produce la IA y péguelo en su documento de Word. Después, rellene cada [corchete] con sus datos. Compruebe también el formato: márgenes, fecha, asunto y firma.

Para las condiciones de envío de su cancelación, consulte su contrato y el sitio oficial de la administración de su país. Son estos documentos los que tienen validez, no la IA.

Guarde una copia de la carta final, con la fecha de envío, en sus archivos.

Pedir ajustes

El primer borrador no siempre es perfecto. Puede pedir a la IA que lo revise. Pegue el texto en la conversación y formule su petición.

Ejemplo de petición Acorta esta carta para que quepa en una página, sin cambiar la información entre corchetes. Mantén un tono cortés pero más firme.

Ejemplo de petición Corrige las faltas de ortografía y de gramática en el texto siguiente, sin modificar su sentido: [pegue aquí su texto].

La IA sabe corregir la ortografía y la gramática de un texto que usted le pegue. Repita la operación tantas veces como sea necesario, y luego copie la versión final en Word.

Releer completamente antes de enviar

Una IA puede equivocarse o inventar una respuesta que parezca correcta. Relea, pues, la carta entera, línea por línea:

• ¿Son exactos los nombres, las direcciones y los números?
• ¿Son correctas las fechas?
• ¿Es el tono el que quiere?
• ¿Hay alguna frase que no entienda o que afirme algo inexacto?

Si le queda alguna duda, compruebe el punto en su contrato o en el sitio oficial de la administración de su país antes de enviar.

Buenos hábitos

• Verifique cada dato de la carta, sobre todo las condiciones y los plazos.
• Proteja sus datos: sustitúyalos por [corchetes] y no comparta nada confidencial.
• Relea el texto completo antes de enviarlo, aunque le parezca perfecto.
• Guarde una copia de la versión enviada.