Riassumere un PDF o un documento lungo con un'IA

Ha un rapporto di venti pagine da leggere prima della riunione di domani mattina? Un’IA può fornirle l’essenziale in pochi minuti. Occorre però seguire alcuni passaggi affinché il risultato resti affidabile e i suoi dati restino protetti.

Controlli i dati prima di inviare il documento

Prima di qualsiasi invio, verifichi cosa contiene il documento. La CNIL raccomanda di evitare il più possibile di inserire dati personali in un’IA generativa. Consiglia inoltre di non condividere mai informazioni riservate e di essere particolarmente prudente con i dati sensibili.

Se il documento contiene nomi, indirizzi o dati riservati, copi solo i passaggi utili.

Se vuole che un’IA redìga un testo a partire dal documento, le chieda di lasciare delle parentesi quadre al posto delle informazioni personali:

Esempio di richiesta Redigi un’e-mail di sollecito per [NOME DEL CLIENTE] riguardo alla pratica del [DATA]. Lascia le informazioni tra parentesi quadre, le completerò io stesso.

Nota: se il documento è un contratto o un testo vincolante, l’IA potrebbe omettere o travisare un punto. Rilegga personalmente le clausole importanti. L’IA non sostituisce un professionista del diritto.

Alleghi il file o incolli il testo

Cerchi nella sua IA la funzione che permette di aggiungere un file, di solito un’icona posta vicino alla zona in cui scrive. Alleghi quindi il suo PDF.

Se la funzione non esiste, apra il documento, copi il testo e lo incolli nella zona di inserimento.

Nota: se la sua IA non accetta il file o se il testo è molto lungo, lo divida in più parti e le invii una alla volta.

Chieda un riassunto in cinque punti

Una volta trasmesso il documento, chieda un riassunto breve e strutturato. Precisi il contesto per ottenere un risultato adatto alle sue esigenze.

Esempio di richiesta Leggi questo documento e fanne un riassunto in cinque punti chiari. Lo leggo per preparare [la riunione di lunedì / una scelta da fare], in qualità di [il suo ruolo].

Individui decisioni, azioni e date

Chieda poi gli elementi da seguire: cosa è stato deciso, cosa resta da fare e le scadenze.

Esempio di richiesta Elenca le decisioni prese in questo documento, le azioni da svolgere (con il responsabile se il testo lo precisa) e tutte le date importanti. Presentale in una tabella.

Ponga domande precise e chieda la citazione

Per approfondire, ponga una domanda precisa su un punto del documento. Chieda anche all’IA di citare il passaggio su cui si basa. Questo le permette di ritrovare facilmente il testo originale.

Esempio di richiesta Cosa dice il documento su [il termine di pagamento / il budget 2026 / la responsabilità in caso di ritardo]? Cita il passaggio esatto su cui ti basi.

Verifichi i punti importanti nell’originale

Un’IA può sbagliare o inventare una risposta plausibile. Prima di fidarsi del suo riassunto, apra il documento originale e ritrovi ogni punto importante. Verifichi in particolare cifre, date e nomi.

Esempio di richiesta Il tuo riassunto indica che [il termine è di 30 giorni]. Dove è scritto esattamente nel documento? Ricopia la frase originale.

I buoni riflessi

• Verifichi ogni cifra, data e nome nel documento originale.
• Tenga presente che l’IA può omettere o travisare un punto.
• Non condivida dati personali o riservati. Li sostituisca con parentesi quadre oppure copi solo i passaggi utili.
• Per un contratto o un testo vincolante, rilegga personalmente le clausole importanti.
• Ricordi che l’IA non sostituisce un professionista del diritto.