Ein PDF oder ein langes Dokument mit einer KI zusammenfassen

Haben Sie einen Bericht mit zwanzig Seiten, den Sie vor einer Besprechung morgen früh lesen müssen? Eine KI kann Ihnen in wenigen Minuten das Wesentliche liefern. Dabei sollten Sie einige Schritte beachten, damit das Ergebnis verlässlich bleibt und Ihre Informationen geschützt sind.

Prüfen Sie die Daten, bevor Sie das Dokument senden

Schauen Sie vor dem Versand, was das Dokument enthält. Die CNIL empfiehlt, personenbezogene Daten nach Möglichkeit nicht in generative KI einzugeben. Sie rät außerdem, niemals vertrauliche Informationen weiterzugeben, und bei sensiblen Daten besonders vorsichtig zu sein.

Wenn das Dokument Namen, Adressen oder vertrauliche Daten enthält, kopieren Sie nur die nötigen Passagen.

Wenn eine KI auf Grundlage des Dokuments einen Text schreiben soll, bitten Sie sie, an der Stelle personenbezogener Angaben eckige Klammern zu setzen:

Beispielanfrage Schreibe eine Erinnerungs-E-Mail an [NAME DES KUNDEN] zum Vorgang vom [DATUM]. Lass die Angaben in eckigen Klammern stehen, ich ergänze sie selbst.

Hinweis: Handelt es sich um einen Vertrag oder einen verbindlichen Text, kann die KI einen Punkt auslassen oder verfälscht wiedergeben. Lesen Sie wichtige Klauseln selbst nach. Die KI ersetzt keinen Rechtsberater.

Hängen Sie die Datei an oder fügen Sie den Text ein

Suchen Sie in Ihrer KI die Funktion zum Anhängen einer Datei. Meist ist es ein Symbol neben dem Eingabefeld. Hängen Sie dann Ihr PDF an.

Gibt es diese Funktion nicht, öffnen Sie das Dokument, kopieren den Text und fügen ihn in das Eingabefeld ein.

Hinweis: Akzeptiert Ihre KI die Datei nicht oder ist der Text sehr lang, teilen Sie ihn in mehrere Abschnitte und senden Sie diese nacheinander.

Bitten Sie um eine Zusammenfassung in fünf Punkten

Sobald das Dokument übermittelt ist, bitten Sie um eine kurze, gegliederte Zusammenfassung. Nennen Sie den Zusammenhang, damit das Ergebnis zu Ihrem Bedarf passt.

Beispielanfrage Lies dieses Dokument und fasse es in fünf klaren Punkten zusammen. Ich lese es, um [die Besprechung am Montag / eine anstehende Entscheidung] vorzubereiten, als [Ihre Rolle].

Finden Sie Entscheidungen, Aufgaben und Termine

Fragen Sie anschließend nach den Punkten, die Sie weiterverfolgen müssen: was entschieden wurde, was noch zu tun ist und welche Fristen gelten.

Beispielanfrage Liste die Entscheidungen auf, die in diesem Dokument getroffen wurden, die Aufgaben (mit Verantwortlichem, falls der Text ihn nennt) und alle wichtigen Termine. Stelle sie in einer Tabelle dar.

Stellen Sie genaue Fragen und verlangen Sie das Zitat

Um tiefer einzusteigen, stellen Sie eine genaue Frage zu einem Punkt im Dokument. Bitten Sie die KI außerdem, die Stelle zu zitieren, auf die sie sich stützt. So finden Sie den Originaltext leichter wieder.

Beispielanfrage Was sagt das Dokument zu [der Zahlungsfrist / dem Budget 2026 / der Haftung bei Verzug]? Zitiere die genaue Passage, auf die du dich stützt.

Prüfen Sie die wichtigen Punkte im Original

Eine KI kann sich irren oder eine plausibel klingende Antwort erfinden. Bevor Sie sich auf die Zusammenfassung verlassen, öffnen Sie das Originaldokument und suchen Sie jeden wichtigen Punkt heraus. Achten Sie besonders auf Zahlen, Daten und Namen.

Beispielanfrage Deine Zusammenfassung nennt [die Frist beträgt 30 Tage]. Wo steht das genau im Dokument? Schreibe den ursprünglichen Satz ab.

Die wichtigsten Grundregeln

• Prüfen Sie jede Zahl, jedes Datum und jeden Namen im Originaldokument.
• Denken Sie daran, dass die KI einen Punkt auslassen oder verfälscht wiedergeben kann.
• Geben Sie keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten weiter. Ersetzen Sie sie durch eckige Klammern oder kopieren Sie nur die nötigen Passagen.
• Bei einem Vertrag oder einem verbindlichen Text lesen Sie die wichtigen Klauseln selbst nach.
• Behalten Sie im Hinterkopf, dass die KI keinen Rechtsberater ersetzt.